個人情報保護方針

制定年月日　2024年4月1日

最終改正年月日　2024年4月1日

水道テクニカルサービス株式会社

代表取締役 大島　健司

 

当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

ａ）個人情報は、漏水調査業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

ｂ）個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。

ｃ）個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、個人情報保護上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。

ｄ）個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。

ｅ）個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

 

以上

【お問合せ窓口】

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

 

水道テクニカルサービス株式会社 　個人情報問合せ窓口

〒241-0821　神奈川県横浜市旭区二俣川1丁目45-45 大髙ビル3F

電話：045-360-9220

 

個人情報に関する公表文

■個人情報の取扱いについて

１．当社が取り扱う個人情報の利用目的

（1）ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的

         取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。

（2）前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

分類	利用目的
個人のお客様情報	ご利用履歴管理のため お問合せ対応のため
お取引先担当者様情報	発注内容確認のため（通信記録等）
業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報	委託された当該業務を適切に遂行するため

 

 

■保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

 

ａ）事業者の名称

水道テクニカルサービス株式会社

〒241-0821　神奈川県横浜市旭区二俣川1丁目45-45 大髙ビル3F

代表取締役　 大島　健司

ｂ）個人情報の保護管理者

管理者名：大島　健司

役職：代表取締役

連絡先：045-360-9220

ｃ）全ての保有個人データの利用目的

分類	利用目的
個人のお客様情報	ユーザー様サポートのため ご利用履歴管理のため 当社サービスのご案内のため お問合せ対応のため
お取引先担当者様情報	発注内容確認のため（通信記録等）
当社従業員情報	社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
当社への採用応募者情報	採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため
特定個人情報	番号利用法に定められた利用目的のため

ｄ）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

水道テクニカルサービス株式会社 　個人情報問合せ窓口

〒241-0821　神奈川県横浜市旭区二俣川1丁目45-45 大髙ビル3F

電話：045-360-9220

ｅ）認定個人情報保護団体

       現在、当社が加盟する認定個人情報保護団体はありません。

ｆ）保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き

       1）開示等の求めの申し出先

             開示等のお求めは、上記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。

             ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。

        2）開示等の求めに関するお手続き

            ①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。

            ②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替
              （利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ窓口までご郵送ください。

            ③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）
               の情報をお問合せさせていただきます。

            ④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

         3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
               開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。
               各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。
               また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

            ①代理人である事を証明する資料
               ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
                  本人の委任状（原本）
               ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し
                 戸籍謄本
                 住民票（続柄の記載されたもの）
                 その他法定代理権の確認ができる公的書類
               ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
                  後見登記等に関する登記事項証明書
                  その他法定代理権の確認ができる公的書類
         
             ②代理人様ご自身を証明する資料
                 運転免許証
                 パスポート
                 健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください）
                 住民票

4）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
     1回のお求めにつき1,000円
    （書面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）

ｇ）保有個人データの安全管理のために講じた措置
     1）基本方針の策定
          保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

     2）保有個人データの取扱いに係る規律の整備
          保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
     
     3）組織的安全管理措置

         ①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、
             法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
         ②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
         
     4）人的安全管理措置

           ①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
           ②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

     5）物理的安全管理措置

           ①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、
               権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
           ②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、
               事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。
         
     6）技術的安全管理措置
               
           ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
           ②保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

 

以上

 

Personal Information Protection Policy

Date of establishment: April 1, 2024

Date of last revision: April 1, 2024

Suido Technical Services Co., Ltd.

Representative Director: Oshima Kenji

 

We fully recognize our social mission regarding the protection of all personal information handled by our company and comply with the protection of the rights of individuals and laws and regulations regarding personal information. In addition, we hereby declare that we will build a personal information protection management system to embody the policy shown below and will work on its continuous improvement as a company, while always being aware of the latest trends in IT technology, changes in social demand, and fluctuations in the business environment.

 a) Personal information will be acquired, used, and provided only to the extent necessary for our legitimate business operations in leak investigation work, as well as for the employment and personnel management of employees, and will not be handled (unintended use) beyond the scope necessary to achieve the specified purpose of use. In addition, we will take measures to prevent unintended use.

 b) We will comply with laws and regulations regarding personal information protection, guidelines established by the government, and other norms.

 c) We will take reasonable safety measures to prevent the risk of leakage, loss, damage, etc. of personal information, and will continuously improve the personal information security system by investing management resources that are in line with the actual business situation. In addition, if we determine that there is a problem with personal information protection, we will promptly take corrective measures.

 d) We will respond promptly, sincerely, and appropriately to complaints and inquiries regarding the handling of personal information.

 e) We will review the personal information protection management system in a timely and appropriate manner, considering changes in the environment surrounding our company, and will continuously promote its improvement.

 The end.

[Contact]

For inquiries regarding the personal information protection policy, please contact the following counter.

Suido Technical Service Co., Ltd. Personal Information Inquiry Counter

3F Otaka Building, 1-45-45 Futamatagawa, Asahi-ku, Yokohama, Kanagawa Prefecture, 241-0821

Email: sts@suidou-tec.co.jp

Public　Statement　Regarding Personal Information

■About handling of personal information

1.Purpose of use of personal information handled by our company

(1) Purpose of use of personal information obtained directly from the individual in writing (including via website, e-mail, etc.)

Prior to acquisition, the purpose of use will be clearly stated in writing to the individual.

(2) Purpose of use of personal information obtained by means other than those mentioned above

Category	Purpose of utilization
Individual customer information	To manage your usage history To respond to inquiries
Business contact Information	To confirm order details (communication records, etc.)
Personal information entrusted to us by our customers in connection with the commissioning of business	To properly carry out the entrusted business

 

 

■ Notification of matters related to retained personal data

Regarding retained personal data or records of third-party provision held by our company, requests from the person in question or their representative to notify the purpose of use, disclose, correct, add or delete content, suspend use, erase, and suspend provision to third parties (hereinafter referred to as "requests for disclosure, etc.") will be handled in the following manner.

a) Name of business operator
Suido Technical Services Co., Ltd.
3F Otaka Building, 1-45-45 Futamatagawa, Asahi-ku, Yokohama, Kanagawa 241-0821
Representative Director Oshima Kenji

b) Personal information protection manager
Manager name: Oshima Kenji
Position: Representative Director
Contact: sts@suidou-tec.co.jp

c) Purpose of use of all held personal data

Category	Purpose of utilization
Individual customer information	For user support To manage usage history To provide information about our services To respond to inquiries
Business contact Information	To confirm order details (communication records, etc.)
Our Employee Information	For employee personnel management, work management, health management, and security management
Information on job applicants to our company	To contact job applicants and manage our recruitment operations
Specific personal information	For purposes of use as stipulated in the Number Usage Act

d) Contact for complaints regarding the handling of retained personal data
Suido Technical Service Co., Ltd. Personal information inquiry desk
3F Otaka Building, 1-45-45 Futamatagawa, Asahi-ku, Yokohama, Kanagawa 241-0821
Tel: +81-45-360-9220

e) Certified personal information protection organization
Currently, there is no certified personal information protection organization to which our company belongs.

f) Procedure for responding to requests for disclosure, etc. of retained personal data or records of third-party provision

1) Contact for requests for disclosure, etc.
Please contact the above personal information inquiry desk for requests for disclosure, etc.
*If you wish to request disclosure, etc. via electromagnetic procedures, please let us know. In principle, we will respond according to your request.

2) Procedure for requests for disclosure, etc.
①After receiving your request, we will mail you the designated request form, the "Request for Disclosure, etc. of Retained Personal Data".
②Please mail the completed request form, a document verifying your identity as an agent if you are requesting through an agent, and a postal money order for the fee (only for requests for notification of purpose of use and disclosure) to the above personal information inquiry desk.
③After receiving the invoice, we will ask you for about two items of personal information registered with us that can be used to verify your identity (e.g., telephone number and date of birth, etc.).
④In principle, responses will be sent in writing (by sealed mail) to the individual.

3) In the case of a request by an agent, documents verifying the agent's identity
If the person requesting disclosure, etc. is an agent, please enclose documents verifying the agent's identity and documents verifying the agent himself/herself. Please limit the registered domicile information included in each document to the prefecture, and black out any subsequent information, etc. Furthermore, please send documents that do not include personal numbers, or black out all digits, etc.

① Documents to prove the identity of the agent
<If the agent is a legal representative of a minor>
Power of attorney from the individual (original)
<If the agent is a legal representative of a minor>
Copy of one of the following
Certificate of family register
Resident's card (with the relationship listed)
Another official document that can confirm the legal representative
<If the agent is a legal representative of an adult ward>
Copy of one of the following
Certificate of registration details related to guardianship registration
Another official document that can confirm the legal representative

② Documents to prove the agent
Driver's license
Passport
Health insurance certificate (please submit with all digits of the insured person's code and number blacked out)
Resident's card

4) Fee for notification of purpose of use or request for disclosure
1,000 yen per request
(If you make a request in writing, please enclose a postal money order with the invoice you send us. If you make a request by other method, we will consult with you at the time of the request.)

g) Measures taken to safely manage the personal data held

1) Establishment of basic policy
To ensure the proper handling of retained personal data, we have established a "Personal Information Protection Policy" regarding "Compliance with relevant laws and guidelines" and "Contact point for handling questions and complaints".

2) Establishment of rules for handling retained personal data
For retained personal data, we have established personal information protection regulations regarding the handling method, responsible person and their duties for each stage of acquisition, use, storage, provision, deletion/disposal, etc. 

3) Organizational safety control measures
① We have appointed a person responsible for handling retained personal data, clarified the employees who handle retained personal data and the scope of retained personal data handled by said employees, and established a reporting and contact system to the person responsible in the event of finding facts or signs of violation of laws or handling regulations.
② We regularly conduct self-inspections of the handling status of retained personal data, and conduct audits by other departments and external parties.

4) Personnel safety control measures
① We regularly train employees on points to note regarding the handling of retained personal data.
② All employees are required to submit a confidentiality pledge including retained personal data.

5) Physical security control measures
① In areas where retained personal data is handled, we manage employee entry and exit, and restrict the devices brought in, and take measures to prevent unauthorized persons from viewing retained personal data.
② We take measures to prevent theft or loss of devices, electronic media, documents, etc. that handle retained personal data and take measures to prevent retained personal data from being easily identified when carrying such devices, electronic media, etc., including when moving around the workplace. 

6) Technical security control measures
① We implement access control to limit the personnel in charge and the scope of the personal information database, etc. that is handled.
② We have introduced a mechanism to protect information systems that handle retained personal data from unauthorized access from outside or malicious software.

The end